Sebanyak 40 peserta Akademi Sejarah Muhammadiyah batch 2
yang diselenggarakan oleh Majelis Pustaka dan Informasi Pimpinan Pusat
Muhammadiyah (MPI PP MUH) pada hari Senin, (10/08/2026) mengunjungi Dinas
Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) dan perpustakaan YAMAS (Yayasan Medayu
Agung Surabaya). Mereka diajak untuk menggali dan mempelajari secara langsung
bagaimana cara mengelola dan menyimpan arsip penting dengan benar.
Tempat pertama yang mereka kunjungi adalah Badan Pengelolaan
Aset Daerah (BPAD). Disambut oleh Susilo Dwi Atmadja, S.E
Ketua Tim Akuisisi dan Pengolahan Arsip Dan Duhriyatin Toyyibah, para peserta
diberikan paparan wawasan di ruangan dinas perpustakaan dan kearsipan Jawa
Timur. Susilo menjelaskan bahwa penyimpanan dokumen itu harus benar-benar
ternumerasi dan di klasifikasikan dengan benar. Labelling pada setiap dokumen yang tersipan di rak itu sangat
memudahkan dalam pencarian. Selanjutnya,
mereka diajak berkeliling ruangan dan di edukasi bagaimana cara menggunakan
pencarian data kearsipan secara digital. “Saya tunjukkan bagaimana cara mencari
arsip secara digital dengan menggunakan monitor ini. Hanya dengan klik disini (monitor)
kita sudah bisa mendapatkan data yang kita perlukan.” Terangnya.
Kemudian, para
peserta di ajak ke ruangan khusus penyimpanan
dokumen – dokumen penting di seluruh wilayah Indonesia. Bahkan, disana ada juga
teks tertua yang tertulis dalam Bahasa Belanda. Peserta juga diajak untuk
melihat proses alih dokumen dengan menggunakan mesin scanner khusus (book
scanner) tanpa menyentuh dokumen. Hal ini dilakukan untuk menjaga keutuhan
kertas yang rawan rapuh jika bersentuhan langsung dengan alat scan. Para
peserta juga diajak berkeliling melihat brankas kearsipan, mereka di edukasi
bagaimana cara merawat dokumen dengan baik. Salah satunya dengan menjaga
ruangan dalam kondisi dingin dan selalu dilakukan perwatan rutin dengan
memberika kamper di setiap rak penyimpanan dokumen.
Destinasi berikutnya, peserta ASM diajak mengunjungi perpustakaan yang terletak di kawasan
perumahan Medayu, perpustakaan YAMAS (Yayasan Medayu Agung Surabaya) didirikan
oleh Oei Him Hwie. Perpustakaan yang didirikan sejak tahun 2001 ini mengoleksi banyak buku-buku dan koran-koran
lama dan terkini. Para peserta juga bisa membeli koleksi yang ada di
perpustakaan ini. Salah satu perserta Joko Sumpeno, SH menyampaikan
kekagumannya pada sosok Oei Him Hwie. Sosok reformis pemikiran yang pernah
menjadi korban politik. Dia membeli salah satu buku yang memuat cerita
perjalanan hidup Hwie, menurut Joko ini bukanlah sebuah kunjungan belaka. Lebih
dalam, Joko memaknai kunjungan kali ini sebagai asupan pengetahuan tentang
sejarah dan juga upaya ia menggali lebih dalam tentang sosok wartawan
inspiratif asli Malang ini. “Tempat ini
merupakan pusat referensi buku, khususnya bagi orang- orang pergerakan yang
selalu ingin memperkaya ilmu.” Terangnya.
Kunjungan kali ini mengajarkan bahwa betapa pentingnya kita
menyimpan sebuah kejadian penting yang terjadi. Pengarsipan yang baik akan
sangat membantu dalam penulisan sejarah yang valid. Upaya merekam setiap moment
baik berupa tulisan maupun gambar apalagi peristiwa penting, suatu hari akan
menjadi sebuah potongan sejarah yang membentuk sebuah peradaban penting. (*)
*) Rizka Sri Wulandari